Orders invoeren uitbesteden? 5 voordelen op een rij

Is het interessant om het invoeren van orders uit te besteden? Het invoeren van digitale orders kan een tijdrovende en eentonige klus zijn, dit is een van de redenen waarom veel bedrijven ervoor kiezen om het invoeren van orders uit te besteden. Ze kunnen simpelweg de medewerkers niet vinden voor de werkzaamheden, laat staan voor lange tijd behouden.

Wat wordt er nu precies bedoeld met het invoeren van orders?

Met het invoeren van orders wordt het proces bedoeld waarbij inkoop- en verkooporders worden opgenomen en ingevoerd in het systeem waarmee de organisatie werkt. Voorheen ging dit vooral op papier. Tegenwoordig worden orders meestal geheel of gedeeltelijk digitaal verwerkt.

Hoe orders binnenkomen verschilt per branche en uiteraard per bedrijf. Orders kunnen telefonisch binnen komen, waarbij de medewerker die de telefoon aanneemt ervoor zorgt dat de order op de juiste manier in het systeem komt te staan. Ook is het mogelijk dat orders via een webshop of Electronic Data Interchange (EDI) binnenkomen. Telefonische orders dienen vaak nog volledig ingevoerd te worden, terwijl het bij een order via een EDI zo kan zijn dat de order alleen gecontroleerd en eventueel aangevuld dient te worden.

Wat is het voordeel van het digitaal invoeren van orders?

Het digitaal verwerken van orders heeft meerdere voordelen. Ten eerste, digitale orders kunnen op een efficiënte manier doorgestuurd worden naar een ERP-systeem of een systeem voor de boekhouding, zoals bijvoorbeeld Exact of AFAS. Doordat het automatisch wordt doorgestuurd is de kans op fouten kleiner. Ten tweede, digitale orders kunnen overzichtelijker worden opgeslagen en dus ook teruggevonden dan orders die op papier worden verwerkt. Ten derde, door het werken met digitale orders kunnen de werkzaamheden ook op afstand gedaan worden, waardoor het ook eenvoudiger is om deze werkzaamheden uit te besteden. Het uitbesteden van het invoeren van de orders brengt namelijk een aantal grote voordelen met zich mee. De vijf grootste voordelen van het uitbesteden van het invoeren van digitale orders vind je hieronder.

Juiste medewerkers worden aangesteld door het uitbesteden van de orderinvoer.

Ten eerste, bedrijven kiezen er veelal voor om het invoeren van orders uit te besteden, omdat ze niet de medewerkers kunnen vinden die deze werkzaamheden willen oppakken. De werkzaamheden vergen namelijk dat de medewerker vaak uren achter de computer zit en bovendien moet er voor lange tijd zeer zorgvuldig en nauwkeurig gewerkt worden, wat erg vermoeiend kan zijn. Een typefout bij het invoeren van de orders kan namelijk grote nadelige gevolgen hebben. Doordat het werk niet al te ingewikkeld is, wordt een baan als order entry medewerker of orderverwerker ook meestal niet erg goed betaald.

Data Support Nederland is gespecialiseerd in het uitvoeren van administratieve werkzaamheden voor bedrijven, waaronder ook het invoeren van orders. Door alle ervaring met orderinvoer heeft Data Support Nederland een uitgebreid netwerk om de juiste medewerkers aan te stellen voor deze werkzaamheden. Alle potentiële kandidaten doorlopen namelijk een uitgebreid screeningsproces, waarover hieronder meer.

Het invoeren van de orders uitbesteden aan de juiste medewerkers.

Ten tweede, de kwaliteit wordt vergoot door de invoer van digitale orders uit te besteden aan de juiste medewerkers. Bij het invoeren van de orders is kwaliteit het belangrijkst. De belangrijkste factor voor de kwaliteit bij het invoeren van de orders is het aanstellen van de juiste medewerker. Hierin wordt door Data Support Nederland daarom ook veruit de meeste tijd voor uitgetrokken. De stappen hiervoor zijn als volgt:

1. In overleg met de opdrachtgever wordt bepaald wat het ideale profiel is van een medewerker.

2. Data Support Nederland bekijkt welke profielen van potentiële kandidaten hier het beste op aansluiten. Data Support Nederland heeft namelijk een enorm netwerk met potentiële kandidaten die geïnteresseerd zijn in het invoeren van orders voor bedrijven. Van deze kandidaten hebben we een digitale kennismaking gedaan en we hebben informatie over hun werkervaring, opleiding, persoonlijkheid, typesnelheid, Nederlandse taalvaardigheid, etc. Door goed te kijken naar deze pijlers en het profiel van de ideale medewerker voor de opdrachtgever is de kans dat de medewerker de werkzaamheden succesvol op zal pakken voor de lange termijn enorm vergroot.

3. Meerdere kandidaten zullen geïntroduceerd worden aan de opdrachtgever.

4. De opdrachtgever zal bepalen met welke kandidaat of kandidaten er een digitale kennismaking zal plaatsvinden.

5. Als na de kennismaking zowel de opdrachtgever als de kandidaat er vertrouwen in heeft, dan kan er direct met de orderinvoer gestart worden.

Tot wel 50% kostenbesparing door het uitbesteden van de orderinvoer.

Ten derde, het uitbesteden van het invoeren van orders kan vaak goedkoper gedaan worden door bedrijven die hierin gespecialiseerd zijn. Bij Data Support Nederland kunnen we bijvoorbeeld een kostenbesparing tot wel 50% realiseren ten opzichte van als een medewerker in dienst de werkzaamheden op zou pakken. Bovendien gaat de kwaliteit er bij Data Support Nederland ook nog op vooruit. Hoe is dit mogelijk?

Data Support Nederland werkt namelijk samen met medewerkers die werken op afstand, vanuit een land waar de inkomens lager liggen dan Nederland. Hierdoor zijn ze in staat om hun diensten voor een all-in tarief aan te bieden dat voor Nederlandse begrippen zeer scherp is, maar wat een goed inkomen vormt voor het land waar ze zelf in wonen. Doordat er wordt gewerkt met een all-in tarief bespaart u sowieso op premies, reiskosten, vakantiegeld, pensioenkosten, kosten voor werving & selectie, etc.

Het aantal ingevoerde orders is volledig transparant.

Ten vierde, bij het uitbesteden van de invoer van orders worden vaak duidelijke afspraken gemaakt voor de productiviteit. Voordat de werkzaamheden beginnen wordt er tussen Data Support Nederland en de opdrachtgever zo concreet mogelijke afspraken gemaakt over Key Performance Indicators (KPI’s). Dit heeft als voordeel dat de medewerker goed weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Bovendien komt hierdoor de opdrachtgever niet voor verrassingen te staan met betrekking tot de productiviteit.

Iedere week levert de medewerker een rapport aan met wat er de afgelopen week is gedaan en hoeveel tijd er is besteed aan iedere taak. Op deze manier is de productiviteit voor de opdrachtgever eenvoudig te controleren. Ondanks dat de medewerkers op afstand werken, zal er goede communicatie zijn tussen de medewerkers en de opdrachtgevers. Deze communicatie kan via een intern communicatiemiddel, e-mail of whatsapp gebeuren. De medewerker zal de manier van communiceren hanteren die voor de opdrachtgever als meest prettig wordt ervaren. Goede communicatie is namelijk de basis voor een langdurig succesvolle samenwerking!

Eenvoudig piek- en dalmoment opvangen door het uitbesteden van de orderinvoer.

Ten slotte, Data Support Nederland kan eenvoudig meebewegen met piek- en dalmomenten qua drukte. De aantallen in te voeren orders zullen namelijk het hele jaar door fluctueren. Daarom is de dienstverlening van Data Support Nederland volledig flexibel. Dit betekent dat er dan ook niet betaald hoeft te worden als er even geen werk is. Hierdoor bespaart u dus ook op de arbeidskosten bij rustigere momenten.

De 5 voordelen van het uitbesteden van het invoeren van digitale orders op een rij:

• Aanstellen van de juiste medewerkers door netwerk en expertise

• Kwaliteit wordt gewaarborgd

• Kostenbesparing tot wel 50%

• Productiviteit volledig transparant

• Eenvoudig piek- en dalmomenten opvangen door flexibiliteit

Benieuwd of Data Support Nederland ook iets voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op via ons contactformulier.